Employee Advocacy e Social Media Policy rappresentano due facce della stessa medaglia: la comunicazione dei dipendenti online.
I social media sono un potente strumento di comunicazione per il mondo aziendale: sempre più imprese riconoscono l’importanza della propria presenza online come leva strategica della loro comunicazione.
In questo contesto, l’Employee Advocacy ha assunto un ruolo di rilievo: i dipendenti si trasformano in autentici portavoce dei valori aziendali, veicolando sui social media la propria percezione dell’impresa come luogo di lavoro.
Tale dinamica promuove un passaparola positivo tra i nuovi talenti, contribuendo significativamente all’immagine complessiva dell’azienda.
Per sfruttare appieno il potenziale dell’Employee Advocacy e garantire una presenza online coerente ed efficace, emerge la necessità di implementare una Social Media Policy (SMP) che regolamenti l’utilizzo dei social media da parte dei dipendenti quando l’azienda è l’oggetto della loro comunicazione.
Vediamo nel dettaglio di cosa si tratta!
Sommario
Che cos’è e a cosa serve la Social Media Policy
La Social Media Policy (SMP) è un documento aziendale dettagliato che fornisce linee guida essenziali e regole specifiche per disciplinare l’utilizzo dei social media da parte dei dipendenti.
Questo strumento fornisce indicazioni chiare su come i dipendenti devono comportarsi online quando comunicano tramite i canali social associati al brand o attraverso i propri profili personali in relazione a tematiche legate al lavoro.
La SMP svolge diversi ruoli chiave all’interno dell’organizzazione:
- Innanzitutto, stabilisce un quadro normativo chiaro che aiuta i dipendenti a comprendere le aspettative dell’azienda riguardo alla loro presenza online; questo include il comportamento etico e professionale che devono mantenere quando interagiscono sui social media.
- Inoltre, la SMP serve come strumento per garantire una gestione coesa della presenza online dell’azienda, ciò significa che tutte le comunicazioni e le interazioni sui social media devono essere allineate agli obiettivi strategici e ai valori dell’azienda.
- Oltre a regolare il comportamento e la comunicazione online, la SMP può essere estesa a questioni altrettanto importanti come la sicurezza dei dati e la protezione dell’informazione aziendale sensibile. Il documento è progettato per mitigare i rischi associati all’uso dei social media, prevenendo potenziali violazioni di sicurezza o problemi legali derivanti da un uso improprio dei canali social.
In questo modo l’azienda riesce a costruire e mantenere una reputazione online positiva e consistente, fondamentale per influenzare positivamente la percezione dei clienti, dei partner commerciali, dei dipendenti, dei candidati e del pubblico in generale.
Formazione Team Ambassador e Social Media Policy
Il fondamento di una Social Media Policy (SMP) solida e performante si costruisce attraverso la formazione mirata del Team Ambassador del brand.
Il processo formativo dell’Employee Advocacy rappresenta il primo passo essenziale per abilitare i dipendenti a diventare autentici portavoce dei valori aziendali.
I dipendenti con la formazione acquisiscono competenze pratiche dell’uso dei social media e approfondiscono la loro comprensione dei valori aziendali e dei principi etici legati all’Advocacy aziendale.
Questo approccio formativo consente di coltivare un’autentica adesione al brand tra i partecipanti, un elemento essenziale per un’Advocacy sincera.
L’Employee Advocacy trasforma i dipendenti da semplici portatori di informazioni aziendali a veri e propri Ambassador, ispirati da un senso di appartenenza che va ben oltre il mero ruolo professionale.
Cosa si intende per Employee Advocacy
L’Employee Advocacy è l’utilizzo dei canali social da parte dei dipendenti per comunicare valori, attività e ambiente di lavoro aziendale.
All’interno di una strategia di Employer Branding, l’Employee Advocacy è un elemento fondamentale di credibilità: la voce dei dipendenti supporta e rafforza quanto l’azienda comunica direttamente dai propri canali social, rappresenta una voce autentica, spontanea e per questo più credibile.
Formare i dipendenti, in tale contesto, è la chiave per una comunicazione consapevole da parte del dipendente che accetta l’adozione della Social Media Policy come uno step successivo alla formazione, parte del processo comunicativo aziendale, a tutela del brand.
La Social Media Policy ben contestualizzata non rappresenta un limite alla libertà di espressione online del singolo ma opportunità di raccontarsi come parte della community aziendale senza correre alcun rischio per mancanza di regole chiare.
Perché adottare la Social Media Policy
Ogni azienda dovrebbe avere oggi una Social Media Policy in quanto permette di stabilire in confini tra la comunicazione online di chi lavora in azienda e l’identità aziendale a prescindere dall’attivazione di progetti di Employee Advocacy e a maggior ragione laddove si affidi parte della comunicazione aziendale ai dipendenti in quanto ambassador.
L’introduzione della Social Media Policy, stabilendo in modo dettagliato cosa è possibile comunicare online quando l’azienda è oggetto della comunicazione stessa, previene comportamenti potenzialmente dannosi per il brand.
La Social Media Policy come strumento di protezione del brand
Si tratta di prevenire attività online non tutelanti per l’azienda ma anche per la privacy dei dipendenti e la riservatezza dei rapporti con ogni stakeholder, in primo luogo con i clienti ma con chiunque sia a stretto contatto con l’azienda.
Di fatto la Social Media Policy è uno strumento legale di protezione del brand a scopo preventivo.
È bene prendere atto che il brand è e resta patrimonio dell’azienda, anche nei progetti di Employee Advocacy, e non dimenticarlo mai.
Libertà dei dipendenti e Social Media Policy
Il dipendente consapevole che comunica sui social, attraverso post, articoli o messaggistica diretta, deve essere attento nel prestare attenzione all’immagine dell’azienda presso cui lavora qualora dichiari online chi è il proprio datore di lavoro.
L’immagine aziendale potrebbe essere danneggiata da comportamenti o atteggiamenti non in linea con i valori del brand, ecco perché la scelta aziendale di ricorrere ad una Social Media Policy si rivela sempre un’ottima scelta a tutela del brand.
Pensi che ciò possa essere una limitazione alla libertà personale dei dipendenti?
Ecco un esempio concreto che ti aiuta a comprendere il contesto attuale.
Un esempio concreto di potenziale danno d’immagine per l’azienda
Immagina se uno o (peggio ancora) più dipendenti comunichino sui social in modo violento, oppure abbiano online atteggiamenti omofobi o poco inclusivi, e al tempo stesso sia evidente dove queste persone lavorano perché lo hanno indicato nei loro profili social.
Pian piano quale messaggio passa?
C’è un serio rischio che si diffonda l’idea che le persone di quell’azienda siano prive di valori, etica, accoglienza e, di riflesso, l’azienda viene identificata quale luogo di lavoro negativo, con un reale danno all’immagine aziendale.
La soluzione è una sola per chi non si allinea ai valori del brand aziendale: non dichiarare il luogo di lavoro.
In alternativa l’adozione della Social Media Policy rende i dipendenti consapevoli delle misure disciplinari che l’azienda potrà intraprendere, scoraggiando atteggiamenti online di questo tipo.
Esempi di riservatezza e Social Media policy
Più soggetti partecipano alla comunicazione aziendale online e maggiori sono le casistiche che la Social Media Policy può prevedere e disciplinare.
Infine ricorda che la Social Media policy è un ottimo strumento per stabilire azioni che ogni dipendente, in qualità di ambassador o nel proprio ruolo nel comparto Marketing o Comunicazione aziendale può compiere o non compiere in relazione all’azienda, ai clienti o collaboratori quali, a titolo di esempio
- scattare e pubblicare immagini nei locali aziendali
- diffondere online informazioni sull’azienda, i clienti, i fornitori, i dipendenti
- utilizzo di immagini non autorizzate
- utilizzo del logo
- attività di sponsorizzazione online
- approvazione dei piani editoriali
- modalità per la lead generation nel social selling
- e molto altro
La Social Media Policy può inoltre prevedere sezioni specifiche per collaboratori esterni, consulenti o partner e chiunque contribuisca in modo diretto o indiretto alla comunicazione aziendale.
Quando redigere la Social Media Policy
Solo al termine della formazione del Team Ambassador, l’introduzione della Social Media Policy (SMP) si trasforma un processo altamente performante.
Durante il percorso formativo, le regole e le linee guida non rimangono mere disposizioni aziendali, ma si trasformano in una manifestazione concreta della cultura aziendale condivisa.
La SMP, così sviluppata e consolidata, rappresenta fedelmente la mentalità e i valori collettivi che guidano l’Advocacy online del team, assicurando coerenza e autenticità nelle interazioni sui social media.
Come redigere la Social Media Policy
La redazione della Social Media Policy deve coinvolgere una varietà di stakeholder aziendali, inclusi
- rappresentanti delle risorse umane,
- il comparto marketing e comunicazione aziendale,
- professionisti legali specializzati in diritto del lavoro e diritto del web,
- il team ambassador.
Questa diversità di prospettive contribuirà a creare una SMP completa e ben bilanciata.
Durante il processo di redazione, è essenziale stabilire chiaramente gli obiettivi aziendali e delineare le aspettative per il comportamento online dei dipendenti.
Le linee guida dovrebbero essere chiare, comprensibili e in linea con la cultura aziendale.
Inoltre, la SMP dovrebbe essere periodicamente rivista e aggiornata per adattarsi alle evoluzioni nel panorama digitale e alle dinamiche aziendali in continua mutazione.
Come integrare Employee Advocacy e Social Media Policy nel tempo
La Social Media Policy dovrebbe costituire un documento dinamico, soggetto a miglioramenti e adattamenti nel tempo.
L’azienda può promuovere una cultura di apprendimento continuo offrendo formazioni periodiche sulla SMP e sulle evoluzioni del mondo dei social media.
Queste sessioni possono includere aggiornamenti sulle nuove piattaforme, suggerimenti per ottimizzare la visibilità online e istruzioni dettagliate su come aderire alle linee guida della SMP.
La formazione continua non solo mantiene i dipendenti informati, ma rafforza anche la consapevolezza dell’importanza dell’Employee Advocacy nell’ambito della strategia aziendale complessiva.
Per massimizzare la presenza online aziendale, è necessario adottare una strategia sinergica tra Employee Advocacy e Social Media Policy: questa combinazione crea la base solida per la creazione delle aziende online di successo.
Come creare una Social Media Policy da zero
La progettazione di una Social Media Policy (SMP) efficace rappresenta, come abbiamo visto, un elemento fondamentale per garantire una presenza online coesa e allineata agli obiettivi aziendali.
Dopo aver esaminato l’importanza dell’Employee Advocacy e la creazione di una base solida attraverso formazioni mirate, ripercorriamo il percorso verso una Social Media Policy performante attraverso 5 passi chiave.
Questi passi non solo guidano la redazione di regole e linee guida, ma fungono da pilastri per la costruzione di una cultura aziendale autentica e consapevole nel mondo digitale.
Elementi fondamentali per redigere la Social Media Policy
Riepilogo nel dettaglio come creare una Social Media Policy da zero, al fine di massimizzare l’impatto della presenza online aziendale.
- Formazione del Team Ambassador: avvia il percorso con una formazione mirata per il Team Ambassador del brand, abilitando i dipendenti a diventare autentici portavoce dei valori aziendali. Questa fase è fondamentale per coltivare un’autentica adesione al brand.
- Definizione degli obiettivi aziendali: prima della redazione della Social Media Policy, stabilisci chiaramente gli obiettivi aziendali e le aspettative per il comportamento online dei dipendenti. Le linee guida dovrebbero essere chiare, comprensibili e in linea con la cultura aziendale.
- Coinvolgimento di diversi stakeholder: assicurati di coinvolgere una varietà di stakeholder aziendali, tra cui rappresentanti delle risorse umane, del marketing e della comunicazione aziendale, professionisti legali specializzati in diritto del lavoro e del web. Questa diversità di prospettive contribuirà a creare una SMP completa e ben bilanciata.
- Periodiche revisioni e aggiornamenti: la Social Media Policy dovrebbe essere un documento dinamico, soggetto a miglioramenti nel tempo. Stabilisci un processo per le periodiche revisioni e aggiornamenti, garantendo che la SMP rimanga allineata alle evoluzioni nel panorama digitale e alle dinamiche aziendali in continua mutazione.
- Promuovere una cultura di apprendimento continuo: sostieni una cultura di apprendimento continuo offrendo formazioni periodiche sulla SMP e sulle evoluzioni dei social media. Queste sessioni non solo mantengono i dipendenti informati, ma rafforzano anche la consapevolezza dell’importanza dell’Employee Advocacy nell’ambito della strategia aziendale complessiva.
Utilizzare la Social Media Policy come importante leva dell’Employee Advocacy
Definire in modo chiaro e strutturato il ruolo dei dipendenti in quanto Brand Ambassador semplifica l’adesione spontanea ai progetti di Employee Advocacy.
Le aziende che adottano una Social Media Policy coerente e in linea con la formazione ricevuta dalle persone che in azienda assumono il ruolo di Ambassador riescono più rapidamente ad ottenere adesione ai progetti di Employee Advocacy.
L’adozione della Social Media Policy permette agli ambassador di comunicare online in modalità trasparente e normata, rassicurando chi mette a disposizione i propri profili social per comunicare l’azienda.
L’esempio degli ambassador aziendali unito ad una social media policy chiara e attuale può essere una leva importante per ottenere nuovi ambassador e allargare a macchia d’olio i progetti di Employee Advocacy di ogni azienda.
Progetti di Employee Advocacy aziendali
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La comunicazione coesa e coerente dell’azienda e dei dipendenti attira in modo spontaneo più candidati alle offerte di lavoro, riducendo i costi di recruiting oltre a ripercuotersi in cascata sull’immagine del brand dal punto di vista commerciale.
Insieme possiamo
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